Dans un article précédent, NS Partner vous informait sur les équipements à prévoir pour accueillir un nouvel arrivant. Aujourd’hui, nous nous intéressons aux outils bureautiques. Les outils qui permettront, au nouveau venu, de communiquer et de travailler de manière efficace sont importants. Leur préparation est synonyme d’un accueil respectueux. Elle permet également au nouveau collaborateur d’être rapidement opérationnel.
Les outils bureautiques d’accès au système informatique
Pour entrer dans le système informatique de l’entreprise et se servir de toutes les fonctionnalités dont il a besoin, le nouveau collaborateur aura besoin de :
- Un compte professionnel
Si l’entreprise utilise les fonctionnalités de la suite Office 365 ou Google, il va de soi que son compte devra être créé en amont. Les identifiants devront lui être communiqués à son arrivée, de manière à ce qu’il puisse paramétrer son compte et se l’approprier.
- Fonctionnalités propres à l’entreprise
Messagerie, outil de planification (Trello, Monday) et autres applications RH permettront au nouveau venu d’échanger avec ses collègues. Elles lui permettront également d’effectuer certaines démarches, comme la demande de congés, etc.
Bien évidemment, la mise à disposition d’outils bureautiques et informatiques, si elle est indispensable en matière d’onboarding, ne peut se faire sans avoir vérifié, au préalable, que le nouvel arrivant sait s’en servir. Si besoin, une formation aux outils et un accompagnement de plusieurs jours pourront être proposés, afin que le nouveau collaborateur se sente à l’aise.
La documentation d’entreprise
Bon nombre d’entreprises, tous secteurs d’activité et toutes tailles confondus, préparent l’arrivée de leurs nouveaux salariés. L’uniformisation de l’accueil d’un ou plusieurs collaborateurs assure que chacun ait bénéficié, avant de démarrer, des outils et informations dont il a besoin.
- Un manuel du salarié
Tout employeur sait que l’embauche d’un nouveau salarié n’est que le début du processus d’intégration… L’un des outils les plus importants est le manuel du salarié. Ce document doit présenter les politiques et procédures à suivre, ainsi que des informations générales sur la culture de l’entreprise.
- Un livret d’entreprise
Document indispensable, surtout dans une grande organisation, le livret d’entreprise présente des informations clés comme les valeurs, la mission de l’entreprise, mais également l’organigramme, les événements clés, etc. Il inclut également les coordonnées des personnes à contacter.
Outre la documentation d’entreprise et les outils bureautiques et informatiques, il est important de mettre en place un système de suivi des salariés dans le cadre de leur onboarding. Ce dernier peut également être accompagné de la désignation, en interne, d’une personne chargée de chapeauter l’intégration du nouvel arrivant. Si le département RH dispose de ressources suffisantes, un membre de l’équipe pourra être désigné. Dans le cas contraire, un collègue ou un supérieur hiérarchique volontaire sera tout à fait adapté.