Avons-nous encore en mémoire les entreprises d’avant, celles de l’ère pré-numérique ? Il faut remonter à plusieurs dizaines d’années, les services administratifs des entreprises fonctionnaient encore avec des machines à écrire et des armées de dactylos noyées sous des montagnes de papiers qu’il fallait classer et archiver. Pour en voir le résultat, il suffit de regarder des films de Jacques Tati datant des années soixante, qui peuvent en témoigner ! Une véritable révolution copernicienne est passée par là, avec les ordinateurs, l’informatique et Internet. Mais il demeure une étape à franchir, celle du traitement numérisé des documents. Pourquoi mettre en place une GED (Gestion électronique des documents) dans votre entreprise ? NS Partner répond à cette question.
La GED en quelques lignes
GED est un acronyme qui signifie « Gestion Electronique des Documents ». La GED concerne le stockage, le classement et l’archivage des documents de toute nature, au moyen d’un logiciel spécialement dédié. Les entreprises qui ont recours à la GED améliorent leur classement des documents et la recherche documentaire associée, la gestion et leur disponibilité, ce qui facilite le travail du personnel et donc de sa productivité.
Initier un projet GED
Souvent liée à une prise de conscience du fait de l’archaïsme du traitement manuel des documents « papier » avec ses coûts inhérents (impression, archivage, consultation), la mise en place d’un projet GED pour une gestion électronique de documents dans une entreprise va permettre plusieurs choses.
D’abord, la GED permet à l’entreprise de créer, pour l’ensemble des collaborateurs concernés, de nouvelles routines automatisant la création et la mise à disponibilité de tous des documents essentiels à la bonne marche d’un service. Cette dématérialisation des documents, leur consultation en quelques clics, réduit considérablement les activités inutiles et chronophages et permet de recentrer le travail et les missions de chacun sur l’essentiel. De plus, un archivage numérisé évite les pertes et les destructions accidentelles de documents liés à une durée légale de conservation.
Les bénéfices attendus d’une GED (Gestion électronique des documents)
Les entreprises et les organisations (associations, organismes et administrations) qui décident la mise en place d’une GED, après une expertise de leurs besoins respectifs en la matière, visent à atteindre un certain nombre d’objectifs :
· Traçabilité garanti d’un document
· Contrôle de l’accès aux informations
· Réduction des temps de traitement des informations
· Accès immédiat aux documents pour les utilisateurs
· Réduction des coûts dus à l’utilisation du papier (impression, copies, distribution),
· Utilisation en simultané d’un document de travail par plusieurs personnes,
· Amélioration des circuits d’échanges d’information entre tous les services,
· Economie de gestion
Faire le choix du logiciel GED
Le choix du logiciel GED va dépendre d’un audit réalisé en interne dans l’entreprise afin de déterminer la quantité, le type, le volume global des documents traités en un mois, ainsi que les fonctionnalités nécessaires à une bonne gestion documentaire. C’est une première étape cruciale pour tous projets GED. A l’issue de cet audit, le choix d’un logiciel GED sera possible et la direction, ou le responsable informatique de l’entreprise, pourra se lancer à la recherche du logiciel adéquat ou d’un éditeur pouvant construire un logiciel spécifique pour l’entreprise.
A noter que l’un des critères essentiels à prendre en considération, lors de la mise en place de la GED en entreprise, est l’évolutivité du logiciel. En effet, une entreprise, par nature, connaît des évolutions liées à son expansion avec l’accroissement du nombre de ses collaborateurs, de ses clients et fournisseurs, et donc de sa production documentaire. Il convient d’intégrer un logiciel qui ait la capacité d’intégrer ces évolutions.
Pour vous aider à choisir votre solution GED, contactez NS Partner au 01 41 72 90 90 ou via notre formulaire de contact en ligne.