Depuis quelques années, la signature électronique devient peu à peu un outil incontournable utilisé en entreprise. Bien qu’elle ne soit pas obligatoire et en dépit de son caractère récent, la signature électronique tend à gagner en popularité. De quoi est-il question ? Quels sont les avantages qu’elle peut fournir et marque-t-elle la fin du papier dans les entreprises ? NS Partner se penche sur la question.
Signature électronique, qu’est-ce que c’est ?
Ayant la même valeur légale que celle d’une signature manuscrite, la signature électronique est un mécanisme qui permet d’authentifier son auteur et surtout de garantir l’intégrité d’un document électronique.
En général, la signature électronique sert à justifier une approbation et un engagement sur un contrat ou un document signé. En cas de problème ou de litige, elle sera automatiquement admise comme une preuve irréfutable au regard de la loi. Pour ce faire, l’utilisation de logiciels appropriés qui utilisent une technique de cryptographie spécifique est nécessaire.
La signature électronique, en revanche, est très différente de la signature écrite, dans le sens où elle n’est pas visuelle. Le règlement européen eIDAS régit la signature électronique qui correspond à un premier niveau de sécurité irréfutable.
Les avantages de la signature électronique
Les entreprises qui ont commencé à adopter la signature électronique auraient aujourd’hui du mal à s’en passer. En effet, ce mécanisme est désormais considéré comme une technologie d’excellence en comparaison à l’utilisation du papier qui a tout de même su garder son importance durant de longues années.
Le premier avantage de la signature électronique est, avant tout, le gain de temps qu’elle procure ainsi que sa simplicité. Avec cet outil, tout le processus d’un contrat multipartite se fait en quelques minutes seulement. Par ailleurs, il est désormais possible pour un salarié de signer un document avec n’importe quel appareil tel qu’une tablette ou un ordinateur portable. C’est effectivement un contexte de travail à distance qui s’annonce très profitable dans le cadre de la signature de documents.
Le gain financier est également un intérêt considérable engendré par la signature électronique. Le fait de l’utiliser permet d’économiser des coûts sur des déplacements, l’impression, la main-d’œuvre liée à la préparation des documents ainsi que sur l’envoi par La Poste de tous les papiers.
L’avenir de l’imprimante vis-à-vis de la signature électronique
Même si la signature électronique semble être plus avancée et parfaitement sécurisée, l’imprimante tient encore une place importante au sein d’une entreprise. Elle est encore très pratique et, par ailleurs, les modèles les plus performants ne cessent de multiplier les fonctionnalités intelligentes au service des professionnels.
En outre, de nombreuses entreprises continuent à affectionner le papier. L’imprimante permet d’imprimer des documents qui pourront être archivées dans des endroits prévus à cet effet. L’imprimante est également un outil bureautique incontournable pour toutes personne qui souhaite trouver un ou plusieurs documents dans des délais très courts.
Cela dit, le papier a vécu, vit et continuera à être présent et surtout d’être indispensable pour assurer certaines tâches. La signature électronique s’impose comme un excellent outil, mais le papier, donc l’imprimante, demeure toujours essentielle au sein des entreprises. Il s’agit d’une habitude que les dirigeants eux-mêmes ont du mal à se défaire…
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