À l’ère du numérique, les entreprises voient leurs habitudes profondément bouleversées. La gestion documentaire fait partie des grands chantiers pour lesquels les sociétés de toutes tailles déploient de nombreux efforts. Au fur et à mesure que le volume des documents qu’elles produisent augmente, les technologies évoluent également. En parallèle, les réglementations et la course à la productivité contraignent bien souvent les chefs d’entreprise à revoir la manière dont les documents internes sont gérés. Alors que certains abordent la dématérialisation avec succès, d’autres peinent à s’engager dans un processus qu’ils pensent long et fastidieux. À la clé, des équipements de qualité et, bien évidemment, des solutions de gestion électronique des documents (GED).
GED : gestion électronique des documents
La GED n’est ni plus ni moins qu’une solution technologique visant à prendre en charge les opérations de gestion des documents. Qu’il s’agisse de création, d’archivage, d’indexation, de recherche, de contrôle et de gestion des droits d’accès, la GED englobe toutes les facettes de la gestion de documents.
Par le biais de la dématérialisation, c’est-à-dire la transformation de documents papier en flux numériques, tous les documents de l’entreprise peuvent faire l’objet d’une numérisation. Par exemple, les fiches de paye, les notes de frais, les factures…
Quel est l’intérêt d’envisager un projet de GED ?
En raison du nombre croissant de documents papier qui circulent au sein des entreprises ainsi qu’avec ses partenaires, clients et fournisseurs, la GED présente plusieurs avantages :
– Elle permet de réduire le coût de l’impression papier
– Elle fait gagner les individus en productivité
– Elle simplifie les échanges entre individus
– Elle permet une circulation plus rapide des documents, donc de l’information
– Elle permet de sécuriser les données
– Elle entre dans le cadre de la politique RSE de l’entreprise
Quelles sont les conditions de réussite d’un projet de GED ?
Bien évidemment, la dématérialisation est un projet d’envergure qui ne se limite pas au déploiement d’équipements adaptés, comme des scanners, des photocopieurs et des imprimantes multifonctions. Au préalable, une analyse des besoins doit être effectuée, en concertation avec les utilisateurs.
Un projet de GED nécessite une préparation en amont pour aboutir à la réussite. S’il est mal appréhendé, il peut générer des frustrations, des pertes de temps et d’énergie, mais également la perte de crédibilité des collaborateurs par rapport aux solutions envisagées par les dirigeants.
D’une manière générale, envisager la GED nécessite un audit complet du matériel et de la manière dont il est utilisé par vos collaborateurs. Ces derniers doivent être intégrés dans le projet, afin d’être sensibilisés aux bonnes pratiques. Les procédures de contrôle et de sécurisation doivent être mises en place dès le début, afin d’assurer le respect des bonnes pratiques. Enfin, le personnel doit être formé et sensibilisé aux avantages de la GED.
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